Rörlig ersättning till ledande befattningshavare

Nuvarande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare antogs vid årsstämman den 25 april 2024.

Riktlinjernas främjande av bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

Bolagets affärsstrategi är i korthet att utveckla innovativa och effektiva lösningar för separation av olika kemiska och biologiska modaliteter. Kring detta och för att täcka andra delar av bolagets kunders arbetsflöden på ett effektivt sätt så utvecklar och tillhandahåller Biotage även plattformar för syntes, indunstning/koncentration. Strategin för att bedriva en framgångsrik verksamhet och uppnå bolagets finansiella mål består av sex fokusområden: (i) medarbetaren i fokus, (ii) hållbarhet, (iii) kundfokus, (iv) digital omvandling, (v) högklassig verksamhet samt (vi) kontinuerlig innovation. Ytterligare information om bolagets affärsstrategi finns tillgänglig på www.biotage.com.

En framgångsrik implementering av bolagets affärsstrategi och tillvaratagandet av bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, förutsätter att bolaget kan rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare. För detta krävs att bolaget kan erbjuda konkurrenskraftig ersättning. Dessa riktlinjer möjliggör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning. Rörlig kontantersättning som omfattas av dessa riktlinjer ska syfta till att främja bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet.

Formerna av ersättning m.m.

Ersättningen ska vara marknadsmässig och kunna bestå av följande delar: fast årslön, rörlig kontantersättning, pensionsförmåner, övriga förmåner och avgångsvederlag. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempelvis aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar.

Uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kontantersättning ska kunna mätas under en period om ett år och får högst uppgå till en viss procentsats, se nedan, av den fasta kontanta årslönen.

Verkställande direktören

Bolagets verkställande direktör har enligt anställningsavtal en fast och en rörlig kontantersättning. Pensionsförmåner, innefattande sjukförsäkring, ska vara premiebestämda. Rörlig kontantersättning ska inte vara pensionsgrundande. Enligt anställningsavtalet gör bolaget en pensionsavsättning om 30 procent av den fasta kontanta årslönen. Utöver den fasta kontanta årslönen har verkställande direktören en rörlig kontant ersättning som maximalt kan uppgå till 150 procent av den fasta kontanta årslönen varje år. Den rörliga delen av kontantersättningen baseras på att bolaget uppnår vissa förutbestämda och mätbara kriterier som kan vara finansiella eller icke-finansiella och kan också utgöras av individanpassade kvantitativa eller kvalitativa mål. Kriterierna ska vara utformade så att de främjar bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att exempelvis ha en tydlig koppling till affärsstrategin eller främja den verkställande direktörens långsiktiga utveckling.

Övriga ledande befattningshavare

Denna grupp ska erhålla en fast kontant årslön som är marknadsmässig samt en rörlig kontantersättning som maximalt kan uppgå till 150 procent av den fasta årslönen varje år. Den rörliga kontantersättningen ska baseras på att bolaget uppnår vissa förutbestämda och mätbara kriterier som kan vara finansiella eller icke-finansiella (såsom ESG). Den rörliga kontantersättningen ska också till viss del kunna baseras på förutbestämda mål, relaterade till den personliga prestationen och ska utgöras av förutbestämda och mätbara kvantitativa eller kvalitativa mål. Kriterierna ska vara utformade så att de främjar bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att exempelvis ha en tydlig koppling till affärsstrategin eller främja befattningshavarens långsiktiga utveckling. Pensionsförmåner, innefattande sjukförsäkring, ska vara premiebestämda om inte befattningshavaren omfattas av förmånsbestämd pension enligt tvingande kollektivavtalsbestämmelser. Rörlig kontantersättning ska vara pensionsgrundande i den mån så följer av tvingande kollektivavtalsbestämmelser som är tillämpliga på befattningshavaren. Pensionspremierna för premiebestämd pension kan uppgå till maximalt 30 procent av den fasta årslönen.

Förutsättningar för rörlig ersättning och prestationskrav

Den rörliga kontantersättningen är kopplad till vissa förutbestämda och mätbara kriterier enligt ovan. När mätperioden för uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kontantersättning avslutats ska bedömas/fastställas i vilken utsträckning kriterierna uppfyllts. Ersättningsutskottet ansvarar för bedömningen såvitt avser rörlig kontantersättning till verkställande direktören. Såvitt avser rörlig kontantersättning till övriga befattningshavare ansvarar verkställande direktören för bedömningen. Såvitt avser finansiella mål ska bedömningen baseras på den av bolaget senast offentliggjorda finansiella informationen.

Kontantersättning vid extraordinära omständigheter

Utöver vad som anges ovan kan ytterligare rörlig kontantersättning utgå vid extraordinära omständigheter, förutsatt att sådana extraordinära arrangemang är tidsbegränsade och endast görs på individnivå antingen i syfte att rekrytera eller behålla befattningshavare, eller som ersättning för extraordinära arbetsinsatser utöver personens ordinarie arbetsuppgifter. Sådan ersättning får inte överstiga ett belopp motsvarande 100 procent av den fasta kontanta årslönen varje år samt ej utges mer än en gång per år och per individ. Eventuella beslut om sådan ersättning ska fattas av styrelsen på förslag av ersättningsutskottet.

Frångående av riktlinjerna

Styrelsen får besluta om att tillfälligt frångå dessa riktlinjer helt eller delvis om styrelsen bedömer att det i ett enskilt fall finns särskilda skäl som motiverar det och det är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.

Övriga förmåner

De ledande befattningshavarna får tillerkännas sedvanliga förmåner som bl.a. får innefatta tjänstebil, företagshälsovård och livförsäkring. Sådana förmåner får maximalt uppgå till ett värde motsvarande sju procent av den fasta kontanta årslönen.

Avgångsvederdag

Vid uppsägning från bolagets sida får uppsägningstiden vara högst sex månader. Fast kontantlön under uppsägningstiden och avgångsvederlag får sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta kontantlönen för arton månader för verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare. Vid uppsägning från befattningshavarens sida får uppsägningstiden vara högst sex månader, utan rätt till avgångsvederlag. Därutöver kan ersättning för eventuellt åtagande om konkurrensbegränsning utgå. Sådan ersättning ska kompensera för eventuellt inkomstbortfall och ska endast utgå i den utsträckning som den tidigare befattningshavaren saknar rätt till avgångsvederlag. Ersättningen ska baseras på den fasta kontantlönen vid tidpunkten för uppsägningen, om inte annat följer av tvingande kollektivavtalsbestämmelser, och utgå under den tid som åtagandet om konkurrensbegränsning gäller, vilket ska vara högst 12 månader efter anställningens upphörande.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa riktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna

Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. I utskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.